Seu provedor de folha de pagamento está atrapalhando sua empresa? Aqui estão algumas maneiras rápidas de avaliá-lo.
Com o final do ano financeiro se aproximando, essa é uma oportunidade de avaliar os custos e se os seus prestadores de serviços atendem às suas necessidades. Mas você está aplicando o mesmo escrutínio ao seu fornecedor de folha de pagamento?
Muitas empresas adotam uma abordagem do tipo "viva e deixe viver" com relação aos sistemas e provedores de folha de pagamento. Uma vez que tenham algo implementado, presumem que ele continuará funcionando de forma ideal. Mas a realidade é que elas estão gastando mais tempo e dinheiro para manter sistemas ineficazes em funcionamento e, com isso, correm mais riscos. Por exemplo, a equipe da folha de pagamento geralmente gasta enormes quantias gerenciando questões de conformidade e, na maioria das vezes, usa processos manuais que aumentam os erros administrativos e de cálculo. Apenas mudando isso, eles recuperariam quantidades significativas de tempo, dinheiro e foco.
Problemas como esses aumentam os riscos de multas, clientes insatisfeitos e funcionários descontentes. À medida que a situação se agrava, a falta de transparência e integração aumenta os custos com pessoal e pode incentivar fraudes na folha de pagamento.
Você sabia que muitos desses problemas resultam do fato de os fornecedores de folha de pagamento terem sistemas digitais desatualizados?
Empresas competitivas usam software digital de forma inteligente para criar eficiência para sua equipe e visibilidade de suas operações. Mas algumas empresas ainda dependem de um software de folha de pagamento antigo ou de algo mais rudimentar, como planilhas, para gerenciar um de seus maiores custos e as ferramentas mais importantes de gerenciamento de funcionários.
Aqui estão 5 sinais para avaliar o desempenho da folha de pagamento
Softwares de folha de pagamento desatualizados e fornecedores de folha de pagamento que usam esses sistemas podem prejudicar o desempenho competitivo. Você pode avaliar rapidamente se isso está acontecendo com a sua empresa:
Erros e imprecisões frequentes na folha de pagamento: Em média, 20% dos resultados da folha de pagamento são imprecisos, exigindo tempo e dinheiro para serem corrigidos. Os erros mais comuns incluem o cálculo de custos de presença, licenças (férias, folga remunerada e auxílio-doença), benefícios, rendimentos de programação e impostos. As plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem reduzem substancialmente essa margem de erro, integrando dados de folha de pagamento e de funcionários de outros sistemas e automatizando cálculos e fluxos de trabalho exigentes.
Problemas constantes de conformidade e riscos de multas: Mais da metade das empresas já enfrentou penalidades relacionadas à folha de pagamento, e esse número aumenta quando as empresas operam em diferentes jurisdições fiscais e trabalhistas. Um dos principais problemas é a onerosidade de solicitar e fazer alterações legislativas em um sistema de folha de pagamento. Os sistemas modernos de folha de pagamento podem atualizar automaticamente a nova legislação.
Falta de escalabilidade, autoatendimento e relatórios personalizados: A maioria das organizações tem dificuldades para dimensionar a área e os recursos da folha de pagamento. 39% afirmam que não possuem os recursos de folha de pagamento necessários para dar suporte ao crescimento, incluindo autoatendimento, relatórios ad-hoc personalizados e formulários e campos personalizados. Os sistemas tradicionais de folha de pagamento têm dificuldade para escalonar e adicionar novos recursos, e isso geralmente acarreta custos muito mais altos.
Altos custos de licença e gerenciamento de software: As empresas desperdiçam, em média, 50% dos custos de licença de software devido a recursos não utilizados. Além disso, muitas empresas mantêm sistemas de folha de pagamento desatualizados para manter seus registros financeiros, aumentando os custos de licença e manutenção. Se levarmos em conta os custos de erros decorrentes do processamento manual, um sistema de folha de pagamento antigo pode se tornar muito caro. Mais empresas estão mudando para plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem por esses motivos, pois podem aproveitar as vantagens das assinaturas escalonáveis baseadas em OPEX e das atualizações frequentes e gratuitas do software.
Integração deficiente e dados fragmentados da folha de pagamento e dos funcionários: Mais de 42% das empresas reclamam da falta de informações sobre a folha de pagamento e os dados de RH, sendo que o principal culpado é a pouca ou nenhuma integração entre a folha de pagamento e outros sistemas empresariais. A integração do software tradicional de folha de pagamento com outros sistemas empresariais e fontes de dados é cara e complicada. As plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem têm recursos de integração nativos e criam padrões de dados para eliminar informações conflitantes e silos de dados.
Hora de mudar?
As empresas que usam plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem estão colhendo benefícios como custos mais baixos, mais flexibilidade, melhor controle sobre os dados e a legislação, além de melhorias contínuas e novos recursos para o software básico.
Na maioria das vezes, esses problemas são causados por sistemas de folha de pagamento tradicionais e inflexíveis. Se o seu sistema ou fornecedor de folha de pagamento apresentar um ou mais desses problemas, vale a pena investigar se você deve mudar para uma opção melhor. Uma mudança pode ter um impacto positivo enorme em seus custos, eficiências e relações com os funcionários.