Em todo o mundo, as organizações dependem de empregos não padronizados, popularmente chamados de força de trabalho mista. De acordo com a Organização Internacional do Trabalho, 40% das empresas nos países em desenvolvimento empregam forças de trabalho mistas, e 7,2% as utilizam intensivamente. Além dos trabalhadores temporários, há freelancers e prestadores de serviços. A força de trabalho mista também inclui funcionários permanentes de meio período, funcionários da economia informal, trabalhadores por turnos e funcionários remotos.
As empresas se beneficiam desse modelo de força de trabalho. No entanto, ele traz vários desafios fiscais e de folha de pagamento:
As forças de trabalho combinadas proporcionam às empresas mais flexibilidade para acessar convenientemente conjuntos de habilidades importantes, economizando consideravelmente nas despesas com mão de obra e garantindo que elas tenham as pessoas certas no momento certo para as tarefas certas. Porém, se os sistemas de folha de pagamento não conseguirem acompanhar esse ritmo, as empresas aumentarão as despesas administrativas e correrão o risco de sofrer penalidades fiscais, o que anulará os ganhos financeiros.
Deficiências da folha de pagamento tradicional
A folha de pagamento é uma das três principais despesas de uma organização. As empresas tentam gerenciar esse custo usando estratégias de força de trabalho combinada para obter o máximo de retorno para o gerenciamento de seu capital humano. Por exemplo, as fazendas e os varejistas aumentam o número de funcionários durante as épocas de colheita ou de vendas e depois os reduzem novamente.
Outras empresas recorrem a prestadores de serviços e freelancers para fornecer serviços valiosos sem despesas gerais com pensões ou contribuições para o plano de saúde. Até mesmo as forças de trabalho permanentes atraem agilidade por meio de turnos e trabalho remoto. As empresas incentivam a produtividade de forma astuta por meio de benefícios como bônus e opções de ações. O trabalho remoto também criou oportunidades para os empregadores reduzirem custos e acessarem habilidades profissionais, enquanto os funcionários obtêm benefícios para a vida profissional.
Todas essas atividades usam software de folha de pagamento para gerenciar essas diversas nuances. No entanto, embora as estratégias de força de trabalho combinada tenham progredido com entusiasmo, os sistemas de folha de pagamento estão defasados.
Os sistemas tradicionais de folha de pagamento são rígidos. Eles foram desenvolvidos para modelos de emprego mais antigos, não para estratégias combinadas. Eles argumentavam que era possível personalizar o software à medida que o quadro de empregos mudava. Porém, a personalização cria rigidez e força a empresa a depender de sistemas de folha de pagamento que se tornam cada vez mais difíceis de mudar. Eventualmente, é o sistema de folha de pagamento e não a empresa que dita a eficácia de sua estratégia de emprego.
O software tradicional de folha de pagamento tem várias deficiências importantes. Uma das principais desvantagens são os recursos limitados para lidar com diferentes tipos de pagamento, como salários por hora, comissões, bônus ou pagamentos baseados em projetos para prestadores de serviços. Em geral, eles inibem uma melhor administração de benefícios para a crescente variedade de tipos de funcionários. As folhas de pagamento tradicionais cobrem os requisitos padrão de retenção de impostos, mas são caras para serem ajustadas à medida que novas disposições e leis fiscais entram em vigor.
Folha de pagamento nativa da nuvem e a empresa moderna
O software tradicional de folha de pagamento para desktop simplesmente não foi desenvolvido para as empresas modernas. Esses sistemas também estão cada vez mais defasados em relação às exigências das empresas modernas. Por exemplo, as empresas que desejam aproveitar os dados e a automação lutam para tirar a administração tradicional da folha de pagamento de seus silos. Elas não conseguem aproveitar os recursos de relatórios granulares e distribuídos nem integrar a folha de pagamento a outros sistemas de negócios sem incorrer em mais custos e bloqueio técnico.
Essas deficiências estimularam o desenvolvimento de plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem mais flexíveis e digitalmente alinhadas.
Os sistemas nativos da nuvem são executados em servidores de nuvem dimensionáveis, fornecidos aos usuários por meio de redes de alta velocidade em aplicativos, software de desktop e janelas de navegador. Todas as empresas se beneficiam do software nativo da nuvem, geralmente por meio de serviços de e-mail, aplicativos de escritório, plataformas de colaboração, gerenciamento de logística, bancos de dados, segurança cibernética e administração de folha de pagamento.
A geração de relatórios para toda a empresa e o acesso em tempo real aos dados de emprego são elementos básicos da folha de pagamento nativa da nuvem - os diretores financeiros e os gerentes podem criar relatórios diretamente para garantir a supervisão e a economia. A integração com outros sistemas de negócios é muito mais simples, menos dispendiosa e menos disruptiva. Essa nova geração de software de folha de pagamento atualiza automaticamente as alterações tributárias e outras alterações legislativas, mesmo em jurisdições diferentes. Ele automatiza a retenção de impostos, o controle e a alocação de benefícios, o gerenciamento de contratados e outros fluxos de trabalho relacionados à folha de pagamento.
A folha de pagamento nativa da nuvem libera a administração da folha de pagamento de seus silos. Os administradores de folha de pagamento, gerentes de capital humano e outras partes interessadas autorizadas podem acessar os serviços de folha de pagamento com segurança de qualquer lugar e a qualquer momento. As melhores plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem ainda oferecem aos funcionários recursos de autoatendimento que economizam tempo por meio de portais da Web e clientes de bate-papo como o WhatsApp.
A diferença nativa da nuvem
A folha de pagamento nativa da nuvem é uma revolução, deixando os sistemas anteriores no passado. Os fornecedores de software tradicional de folha de pagamento e contabilidade sabem disso, e muitos estão usando desesperadamente a "lavagem da nuvem" para fazer com que seus sistemas pareçam nativos da nuvem.
No entanto, esses sistemas não podem ser facilmente escalonados, integrados e fornecer acesso robusto orientado por dados a qualquer usuário autorizado. Acima de tudo, eles ainda tentam cobrar taxas de licença e custos de compra dos clientes, enquanto a folha de pagamento nativa da nuvem oferece opções de assinatura por usuário e pagamento de despesas operacionais.
Esses recursos fazem com que as plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem sejam decisivamente a escolha para o gerenciamento de forças de trabalho mistas. Os softwares tradicionais de folha de pagamento foram desenvolvidos para uma era diferente e as empresas que ainda dependem deles estão sentindo as restrições dessa rigidez. Esses sistemas reduzem os ganhos das forças de trabalho mistas devido à administração mais intensiva, à integração problemática e ao acesso deficiente aos dados e relatórios da força de trabalho. A folha de pagamento nativa da nuvem foi projetada para empresas com forças de trabalho mistas modernas.
As plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem são criadas para as condições e ambições dos negócios modernos. As empresas podem começar pequenas, aumentando a escala à medida que desenvolvem sua estratégia de emprego. Em uma era em que mais empresas dependem de forças de trabalho mistas, as plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem as ajudam a construir seu futuro.
Entre em contato para saber como a PaySpace pode ajudá-lo a criar sua força de trabalho mista para o futuro.