A fraude na folha de pagamento representa um sério risco para muitas organizações, mas muitas vezes passa despercebida por longos períodos. De fato, uma das maneiras mais comuns de se descobrir uma fraude na folha de pagamento ocorre quando um administrador corrupto da folha de pagamento tira uma folga. Logo, a fraude que ele estava escondendo vem à tona.
Esse é um dos muitos exemplos de roubo que estão sendo descobertos em várias empresas. Geralmente, esse é o caso em que se leva muito tempo para descobrir o que é um crime simples. Sob escrutínio regular, a fraude na folha de pagamento se tornaria rapidamente visível. Entretanto, muitas organizações não percebem esse tipo de roubo; algumas até fazem mudanças drásticas por acharem que não são lucrativas.
Isso acontece em alguns casos em que a empresa não está obtendo lucro. As pessoas começam a ser demitidas, mas, na verdade, foi a folha de pagamento que consumiu o dinheiro. É surpreendente o fato de que as empresas raramente prestam atenção à folha de pagamento, embora ela seja, com frequência, a maior despesa. Elas simplesmente tendem a confiar demais nos departamentos de folha de pagamento e os deixam à própria sorte.
Por que essa atitude se instala? Geralmente, isso se deve a vários fatores. Não há qualificação formal para se tornar um administrador de folha de pagamento, portanto, algumas pessoas crescem na função e ela se torna separada de outras funções financeiras. O restante da empresa simplesmente confia na equipe da folha de pagamento e não a trata como um risco em potencial, implementando controles e supervisão. A folha de pagamento começa a ser tratada à distância, e é aí que surgem os problemas.
A maioria dos administradores de folha de pagamento é honesta, mas há muitas oportunidades para cometer fraudes. Algumas pessoas alteram os detalhes da conta bancária nos contracheques e outras mantêm os funcionários na folha de pagamento por meses depois de terem saído. Sistemas antigos e relatórios antiquados facilitam a ocultação dessas fraudes, especialmente porque ninguém verifica regularmente se tudo está correto e uma ou duas pessoas controlam o software de folha de pagamento.
A fraude na folha de pagamento rouba milhões das empresas sul-africanas. Recentemente, dois funcionários de um grande cassino foram condenados por fraudar mais de R4 milhões por meio de fraude na folha de pagamento. No entanto, a detecção de fraudes na folha de pagamento é relativamente simples quando as empresas implementam as seguintes medidas.
Preste atenção aos departamentos de folha de pagamento
Conforme mencionado, os departamentos de folha de pagamento geralmente ficam isolados e suas equipes são mais confiáveis do que muitas outras funções financeiras. Mesmo que se possa confiar nos administradores da folha de pagamento, essa complacência é uma má governança e uma receita para futuras fraudes. As empresas devem implementar funções que examinem os indicadores da folha de pagamento. Essa ação é particularmente essencial se houver pagamentos altamente variáveis, como horas extras, bônus de vendas e prestadores de serviços autônomos.
A folha de pagamento é o último departamento que as pessoas consideram como um departamento de risco. As empresas confiam nas pessoas que trabalham na folha de pagamento sem se dar conta dos tipos de esquemas de fraude que podem ocorrer.
Produzir relatórios diretos
Os fraudadores da folha de pagamento geralmente ocultam seus crimes por meio de gatekeeping, mantendo um controle defensivo sobre seus registros e recusando o acesso direto de outras pessoas. Para combater isso, as diferentes partes interessadas devem poder imprimir relatórios em vez de depender do que o departamento de folha de pagamento fornece. Uma plataforma moderna e integrada de software de folha de pagamento permitirá que diferentes pessoas acessem e produzam relatórios.
Há pessoas que insistem em imprimir relatórios de folha de pagamento e redistribuí-los para o departamento financeiro. Isso é um sinal de alerta. Todos devem imprimir seus próprios relatórios a partir do sistema. Se você verificar algo, não pegue o relatório de outra pessoa, pois ela mostrará o que quer que você veja.
Conduzir uma contagem anual de funcionários
A contagem de pessoal pode ser onerosa, pois exige que os funcionários se apresentem pessoalmente com suas credenciais. No entanto, fazer esse exercício uma vez por ano impedirá fraudes e descobrirá atividades contínuas, como funcionários fantasmas.
É muito importante que, pelo menos uma vez por ano, seja feita uma auditoria do número de funcionários. É muito trabalhoso. É preciso pedir aos funcionários que se identifiquem fisicamente com seus documentos de identidade. Mas você quer saber se tem esses funcionários em sua folha de pagamento - uma auditoria de efetivo é a melhor coisa a fazer.
Treinar a equipe na folha de pagamento
É surpreendente perceber que, embora a folha de pagamento seja geralmente o maior custo financeiro de uma empresa, há pouco treinamento para a administração da folha de pagamento. Existem certificações e órgãos profissionais, mas a maioria dos profissionais da área financeira tem uma compreensão básica da folha de pagamento, e muitos outros funcionários (como executivos e gerentes) não têm um domínio real dessa prática. A oferta de oportunidades de treinamento e workshops fortalecerá o conhecimento desses funcionários e reduzirá os riscos de fraude.
A maioria das equipes executivas e dos gerentes não está equipada, em termos de conhecimento, para saber como verificar a folha de pagamento. Eles a veem como uma função de entrada/saída, quando a folha de pagamento é muito mais complicada. Muitas vezes, é aí que surge o problema.
Segregação de funções e acesso
A fraude na folha de pagamento geralmente ocorre quando os sistemas de folha de pagamento são monolíticos, opacos e controlados por poucas pessoas, devido a um software de folha de pagamento antigo e desatualizado. No entanto, as funções da folha de pagamento podem se estender a projetos financeiros, de recursos humanos e de equipe. No mínimo, a equipe financeira deve ter acesso ao sistema de folha de pagamento e funções atribuídas ou funções de supervisão. Ninguém deve ter acesso completo a todas as funções da folha de pagamento. As plataformas modernas de software de folha de pagamento permitem que as organizações atribuam funções e separem os deveres para garantir a supervisão.
Deve haver segregação de funções. Ela deve começar com os usuários da folha de pagamento e deve ir para cima. Os gerentes de grupo e as equipes executivas são os principais responsáveis por deixar passar a fraude na folha de pagamento. Se a segregação de funções e o controle de acesso do sistema de folha de pagamento estiverem bem definidos, será muito difícil realizar a maioria dos esquemas de fraude na folha de pagamento.
Abrir acusações contra o acusado
Descobrir uma fraude sob seu teto nunca é agradável, e algumas empresas preferem evitar o problema demitindo o fraudador e varrendo o dano para debaixo do tapete. No entanto, embora isso possa ajudá-las a salvar a pele, elas estão piorando o problema. As pessoas que cometem fraudes são propensas a cometê-las novamente, e muitos fraudadores de folha de pagamento flagrados são reincidentes. Se forem acusados, eles podem obter um registro criminal, o que os impede de entrar sorrateiramente em outra empresa e começar o roubo novamente. Os especialistas em fraudes na folha de pagamento são inflexíveis quanto ao fato de que deixar um fraudador solto apenas permite que ele cometa seus crimes em outro lugar.
Você vê isso muitas vezes. Eles vão de uma empresa para outra e fazem a mesma coisa. Não são notados porque não há registro criminal. As empresas fraudadas devem procurar a Unidade de Crimes Comerciais da polícia, que deve abrir um processo criminal contra essas pessoas. Essa é a única maneira de se livrar dos fraudadores ou de evitar contratá-los em primeiro lugar.