1. O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é a maior despesa de uma organização e deve ser gerenciada com atenção aos detalhes para pagar os funcionários com precisão e dentro do prazo.
A divisão de folha de pagamento tem a pressão adicional da conformidade legislativa, conforme estipulado na Lei do Imposto de Renda e gerenciada pela Autoridade Tributária. Além disso, as políticas da empresa devem ser aplicadas, considerando as regras de férias e os procedimentos de integração, bem como a adesão aos requisitos de relatórios para os fundos da folha de pagamento, como Auxílios Médicos e Anuidades de Aposentadoria.
Uma compreensão fundamental dos requisitos da folha de pagamento pode ajudar no planejamento das funções da folha de pagamento. O pagamento incorreto ou atrasado dos funcionários pode resultar em uma força de trabalho insatisfeita, o que pode levar a uma alta rotatividade de pessoal ou causar uma greve. O pagamento incorreto aos funcionários também pode resultar na retenção de impostos incorretos dos funcionários, resultando em multas e juros. Em última análise, o pagamento incorreto ou atrasado de funcionários pode afetar negativamente os lucros da empresa.
Há vários fatores que afetam o planejamento e o processamento da folha de pagamento. Esses fatores incluem requisitos legislativos, políticas da empresa e contratos com funcionários.
2. O processo da folha de pagamento
O processo de folha de pagamento é executado em um ciclo semanal, quinzenal ou mensal, levando em consideração os requisitos anuais. Desde o recrutamento de funcionários até o envio da Declaração Anual de Reconciliação do Empregador. Cada um desses processos é explicado e aprimorado com mais informações. Uma introdução ao processo:
2.1 Recrutamento de funcionários
As organizações identificam possíveis cargos dentro da empresa para cumprir tarefas que contribuirão para atingir as metas e os objetivos estratégicos definidos pelos tomadores de decisão.
A divisão de recrutamento anunciará as vagas disponíveis em várias plataformas, como LinkedIn, Facebook ou em seus sites, para citar alguns exemplos. As inscrições são avaliadas e os candidatos adequados são convidados e convocados para uma entrevista.
2.2 Contrato de trabalho
Quando o departamento de Recursos Humanos e o chefe do departamento identificam um funcionário candidato adequado, o possível funcionário recebe um contrato de trabalho.
A Lei de Contratos, a Lei de Condições Básicas de Emprego (BCEA) e os conselhos de negociação estipulam os requisitos mínimos para o contrato de trabalho.
2.3 Preparação da folha de pagamento
O planejamento das necessidades anuais, mensais, quinzenais e semanais da folha de pagamento contribuirá para que os funcionários sejam pagos com precisão e pontualidade. Incluída no planejamento da folha de pagamento, uma data de encerramento do processamento da folha de pagamento deve ser identificada e claramente comunicada a todos os colegas da empresa. Todos os documentos de entrada da folha de pagamento devem chegar à divisão de folha de pagamento de acordo com a data comunicada para incorporar tempo suficiente para a reconciliação da folha de pagamento.
2.4 Processamento da folha de pagamento
A lista de verificação do processamento da folha de pagamento inclui:
- Preparar todos os documentos de entrada para o processamento da folha de pagamento
- Verificar o período de processamento da folha de pagamento
- Fazer as alterações de configuração aplicáveis à solução de Folha de Pagamento e RH
- Integração de novos funcionários
- Processar informações financeiras
- Registrar transações de férias
- Reconciliar a entrada da folha de pagamento
- Pagamento de funcionários
- Distribuir contracheques
- Fornecer às várias divisões os relatórios de folha de pagamento necessários
- Cumprir os requisitos estatutários mensais
- Cumprir os requisitos estatutários anuais
2.5 Relatórios de folha de pagamento
Os relatórios impressos após a finalização do processamento da folha de pagamento e o fechamento da folha de pagamento para entrada adicional fornecem ao departamento financeiro e ao departamento de recursos humanos as informações necessárias para preencher diários e livros contábeis e para tomar decisões comerciais informadas.
Esses relatórios fornecem as informações necessárias durante os processos de auditoria interna e externa, nos quais as informações são verificadas e investigadas.
2.6 Pagamentos de terceiros
Depois que os funcionários forem pagos e a folha de pagamento de fim de período e os relatórios de RH forem impressos na PaySpace, terceiros deverão ser pagos e notificados sobre o pagamento ou a contribuição do associado.
Há vários tipos de terceiros pagamentos que podem ser registrados na folha de pagamento:
- Fundos de aposentadoria
- Auxílios médicos
- Vitalidade
- Aviso ITA88 (Notificação de nomeação de agente)
- Ordens de penhora
2.7 Requisitos estatutários mensais
O Relatório de Declaração Mensal do Empregador (EMP201) impresso a partir da PaySpace exibirá os valores do Pay-As-You Earn (PAYE) retidos, o Fundo de Seguro Desemprego (UIF) retido e contribuído. Os valores calculados do Employment Tax Incentive (ETI) para funcionários qualificados empregados por um empregador qualificado estão incluídos no EMP201. As taxas de desenvolvimento de habilidades (SDL) contribuídas pelos empregadores para os funcionários são representadas no relatório EMP201.
Os valores são pagos ao South-African Revenue Services (SARS) até o dia 7 do mês seguinte e as informações da declaração mensal são enviadas eletronicamente por meio do eFiling. O envio do UIF é automatizado na PaySpace e as informações necessárias são enviadas ao Department of Labour.
2.8 Requisitos estatutários anuais
A legislação exige que os empregadores apresentem relatórios anuais a organizações governamentais, como a South African Revenue Service (SARS), o Department of Labour e a Sector Education and Training Authority (SETA). Para citar alguns exemplos de relatórios estatutários anuais
- Declaração anual e bianual de reconciliação do empregador (EMP501)
- Relatório de Lesões e Doenças Ocupacionais (OID)
- Relatórios da Autoridade Setorial de Educação e Treinamento (Relatórios de Desenvolvimento de Habilidades)
- Relatórios de equidade no emprego
3. O processo de recrutamento
Para que uma empresa cresça de forma otimizada e atinja suas metas estratégicas, é fundamental empregar o candidato mais adequado para o cargo disponível.
Vagas disponíveis
A divisão de recursos humanos de cada empresa tem um processo exclusivo que é seguido para recrutar um funcionário. A definição do organograma na PaySpace indicará os cargos ou funções necessários para que a empresa funcione com sucesso e atinja os objetivos comerciais.
Um relatório de especificação de cargo pode ser baixado do PaySpace, fornecendo informações importantes para o candidato:
- Cargo
- Objetivo do cargo na organização
- Esboço dos resultados esperados do cargo
- Qualificações e experiência mínimas
- A data em que a posição precisa ser preenchida
- Estrutura de remuneração
- Quaisquer requisitos especiais, como, por exemplo, comprovação de qualificações, devem ser anexados à inscrição ou se a posição foi designada como uma posição BBBEE
- Data de encerramento das inscrições
Processo de entrevista
A divisão de Recursos Humanos trabalhará com os formulários de inscrição ou usará aplicativos de software para identificar os candidatos mais adequados.
O processo de entrevista é diferente para os vários cargos e requisitos da empresa. Para cargos mais qualificados, o processo abaixo é:
- Entrevista inicial com o departamento de Recursos Humanos, para determinar se o candidato a funcionário será adequado à cultura da empresa. A entrevista pode ser realizada no escritório, por meio de uma reunião virtual ou de uma conversa telefônica.
- Os candidatos podem ser solicitados a realizar avaliações para
- Avaliações de personalidade
- Avaliações de processamento de informações
- Capacidade de aprender novas avaliações de conceitos
- Avaliações de perfil cerebral
- A terceira entrevista é realizada se as avaliações indicarem que o candidato a funcionário será adequado para a organização. Essa entrevista incluirá o departamento de recursos humanos, o chefe de departamento e o gerente de relatórios. Em algumas funções, o CEO também estará presente na entrevista.
A função da divisão de recursos humanos na terceira entrevista ou no painel é garantir que as perguntas feitas aos funcionários candidatos sejam justas e que perguntas semelhantes sejam feitas a todos os funcionários candidatos. A divisão ajudará a gerência a tomar uma decisão informada para nomear um candidato adequado.
Oferta de emprego
Se um candidato a funcionário adequado for identificado, a divisão de recursos humanos apresentará ao candidato uma oferta de emprego. A legislação exige que informações mínimas sejam registradas no contrato de trabalho proposto.
O funcionário candidato pode aceitar ou negociar a oferta de emprego. Depois que a divisão de recursos humanos recebe uma cópia assinada do contrato de trabalho aceito, os candidatos não selecionados são informados por telefone ou por e-mail sobre o status de sua candidatura. É uma boa prática comercial incentivar os candidatos não selecionados a se candidatarem novamente às vagas disponíveis. Fornecer feedback construtivo aos candidatos reprovados pode dar a eles a orientação necessária para futuras candidaturas a emprego.
Processo de integração de funcionários
A divisão de recursos humanos pode informar ao candidato aprovado a programação prevista para o primeiro dia ou a primeira semana. Na data de início, após a recepção do funcionário, a equipe de recursos humanos conclui o treinamento de indução. Na sessão de treinamento, informações importantes sobre a empresa são compartilhadas com o novo funcionário.
Como parte do processo de integração do departamento de RH, o funcionário preencherá formulários/informações que terão grande impacto na folha de pagamento. Isso incluirá detalhes pessoais do funcionário, tais como:
- Cópia autenticada da identificação
- Endereço residencial e postal
- Detalhes de contato de emergência
- Comprovante de dados bancários
- Número de identificação fiscal e escritório fiscal
- Plano de assistência médica e beneficiários selecionados
- Contribuição ao fundo de aposentadoria e beneficiários
4. Processamento da folha de pagamento
A PaySpace oferece suporte às divisões de folha de pagamento e RH para processar informações de forma rápida e precisa.
Folhas de pagamento
Para cada pagamento de um empregador a um funcionário, um contracheque deve ser fornecido ao funcionário. Os funcionários podem ser pagos semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Há funcionários que recebem pagamentos duas ou mais vezes por mês.
Por exemplo:
A empresa paga o salário líquido nodia 27 do mês e a comissão nodia 10 do mês seguinte. O funcionário receberá dois contracheques, pois são feitos dois pagamentos.
A empresa paga o bônus anual nodia 15 de dezembro e os salários mensais nodia 27 de dezembro. Os funcionários receberão dois contracheques em dezembro. O primeiro contracheque será para o pagamento do bônus e o segundo contracheque para os salários.
Os funcionários têm a obrigação de verificar as informações impressas em seus contracheques, conforme especificado na legislação, incluindo a autenticação dos valores de PAYE e UIF.
Ignorantia juris non excusat ou ignorantia legis neminem excusat - a ignorância da lei não é desculpa.
Os funcionários podem verificar os pagamentos por hora ou diários, como horas extras, quando a taxa horária e as horas de trabalho adicionais estiverem visíveis no contracheque. A impressão de informações, como saldos de empréstimos da empresa ou dias de férias anuais vencidos, fornecerá informações suficientes aos funcionários e resultará em menos consultas para os setores de folha de pagamento e RH.
A PaySpace disponibiliza os contracheques eletronicamente para que os funcionários façam download e imprimam a partir de suas contas de autoatendimento para funcionários. Os funcionários sempre têm seus contracheques históricos disponíveis e podem fazer o download dos contracheques históricos para enviá-los para aplicações, como pedidos de empréstimo.
Informações sobre férias que estão disponíveis no Employee Self Service:
- Férias anuais devidas no início do período de pagamento
- Férias anuais alocadas durante o período de pagamento
- Férias anuais gozadas dentro do período de pagamento
- Férias anuais devidas no final do período de pagamento.
Terminologia
Consulte a tabela abaixo para obter definições e exemplos da terminologia da folha de pagamento
| Prazo | Definição |
| Renda | Remuneração pelo trabalho realizado ou para permitir que o funcionário trabalheExemplos:
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| Deduções | Valores retidos da remuneração do funcionário conforme prescrito por lei ou acordado no contrato de trabalho.Exemplos
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| Benefícios adicionais/Pessoal | Pagamento em espécie.Exemplos
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| Contribuições da empresa | Contribuições feitas pelo empregador em nome do funcionário.Exemplos
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| Pagamento líquido | O pagamento final que um funcionário recebe por um período específico. Ganhos - deduções = salário líquido |
Dedução estatutária: Pague conforme você ganha
A PaySpace calculará o PAYE do funcionário com precisão e conforme especificado pela Lei do Imposto de Renda. Vários fatores afetam o cálculo do imposto de renda de um funcionário, por isso é importante registrar detalhes precisos quando os funcionários são incluídos na folha de pagamento.
Dedução e contribuição estatutárias: Fundo de Seguro Desemprego (UIF)
Os empregadores devem pagar contribuições ao seguro-desemprego de 2% do valor da remuneração de cada trabalhador por mês. O empregador e o trabalhador contribuem com 1% cada. As contribuições são pagas ao Unemployment Insurance Fund (UIF) ou ao South African Revenue Services (SARS) até odia 7 do mês seguinte.
A Lei do Seguro-Desemprego e a Lei de Contribuições para o Seguro-Desemprego se aplicam a todos os empregadores e trabalhadores, mas não a:
- trabalhadores que trabalham menos de 24 horas por mês para um empregador;
- aprendizes;
- servidores públicos;
- estrangeiros que trabalham por contrato;
- trabalhadores que recebem apenas comissões.
A PaySpace calcula os valores automaticamente e excluirá os funcionários aplicáveis dos cálculos, conforme indicado pela legislação.
Contribuições estatutárias: Contribuições para o desenvolvimento de habilidades (SDL)
A contribuição da empresa SDL é imposta para incentivar o aprendizado e o desenvolvimento na África do Sul. A contribuição da SDL é paga somente pelo empregador. A PaySpace calculará a Taxa de Desenvolvimento de Habilidades com base na remuneração tributável do funcionário.
5. Relatórios de folha de pagamento
Os relatórios de folha de pagamento executados pela PaySpace auxiliam a divisão de folha de pagamento e RH a reconciliar o processamento da folha de pagamento, o que contribui para o pagamento preciso dos funcionários. Os relatórios da folha de pagamento e de RH são enviados à divisão financeira para completar os diários e livros contábeis.
A PaySpace envia automaticamente os relatórios para a divisão necessária assim que a folha de pagamento é fechada. As informações do Razão podem ser exportadas da PaySpace e importadas para o software de contabilidade aplicável. O arquivo de importação é um utilitário que economiza tempo e elimina erros de digitação.
Os relatórios são usados em processos de auditoria interna e externa para comparar e investigar informações sobre o processamento da folha de pagamento.
Reconciliação do processamento da folha de pagamento
Os relatórios de conciliação da folha de pagamento são usados para comparar a entrada da folha de pagamento para o período de pagamento atual e devem ser gerados antes que os funcionários sejam pagos para confirmar que as informações processadas estão de acordo com os vários documentos de entrada.
A tabela abaixo indica os tipos de relatórios que podem ser impressos a partir da PaySpace para ajudar na reconciliação de valores/entradas da folha de pagamento.
| Exemplo de relatório | Objetivo do relatório |
| Relatório de desvio de componente | O relatório compara as informações financeiras com o período de pagamento atual e anterior, e as diferenças em valores fixos devem ser explicadas. Por exemplo As variações no salário ou no subsídio de viagem podem ser devidas a;
= aumenta ou diminui = funcionários novos/terminados = salários proporcionais para funcionários que não trabalharam um mês inteiro - Variações de assistência médica; = aumento ou diminuição de dependentes de assistência médica = mudança nas opções do plano de assistência médica = funcionários novos/terminados entraram ou saíram da assistência médica - Variações do fundo de pensão; = aumento ou diminuição do salário pensionável = funcionários novos/terminados entraram ou saíram do plano de pensão fundo = Aumento ou redução da contribuição percentual para a pensão - Uso do veículo da empresa; = uso proporcional = os funcionários receberam um veículo diferente da empresa para usar = os novos funcionários receberam um veículo da empresa para usar = funcionários demitidos não usam mais o veículo da empresa |
| Exemplo de relatório | Objetivo do relatório |
| Relatório de componentes | O relatório é usado para reconciliar todas as entradas variáveis do período. No momento da impressão, o usuário deve selecionar ganhos, deduções, contribuições da empresa e benefícios para os quais as transações variáveis foram registradas. Por exemplo, selecione para imprimir comissão e bônus de produção: compare os totais impressos com os totais do documento de entrada.
Se os totais forem conciliados, verifique alguns funcionários para garantir que os valores sejam conciliados. Se os totais não forem conciliados, compare os valores registrados no sistema de folha de pagamento com os valores nos documentos de entrada por funcionário e corrija as diferenças. |
| Componentes Unidades lançadas Relatórios | Para exibir a entrada por hora ou por unidade processada para o período. Por exemplo, horas extras, dias de férias não remuneradas, feriados, km's reembolsáveis etc. O relatório de entrada por hora ou por unidade é comparado com o documento da folha de pagamento para reconciliação. |
| Relatórios de saldos de férias | O relatório de férias exibirá os dias de férias do funcionário no início do período, as férias alocadas para o período, as férias gozadas durante o período e os saldos de férias no final do período. Compare os valores das férias gozadas no sistema de folha de pagamento com os formulários de férias aprovados para reconciliar o processamento de férias. O PaySpace Employee Self Service permite que os funcionários solicitem férias on-line e que os gerentes aprovem ou recusem as transações de férias. Melhorar a eficiência e apoiar a inovação. |
Relatórios de fim de período da folha de pagamento
A reconciliação do processamento da folha de pagamento é concluída com o saldo dos relatórios da folha de pagamento com os documentos de entrada recebidos. Depois que os funcionários são pagos e a folha de pagamento é fechada, os relatórios da folha de pagamento para a execução do pagamento são automaticamente enviados por e-mail para as divisões especificadas.
A PaySpace permite que os usuários imprimam relatórios históricos do mês de pagamento atual, esse recurso é de grande valor para fins internos e externos. Como uma folha de pagamento nativa da nuvem, os dados estão sempre disponíveis para os usuários aprovados da PaySpace.
A tabela abaixo inclui exemplos desses relatórios:
| Exemplo de relatório | Objetivo do relatório |
| Relatório de Reconciliação da Folha de Pagamento - Totais | O relatório exibe os totais por subsídio, dedução, contribuição da empresa e vantagem para o período.
Para empresas maiores, o relatório é útil para rastrear e planejar o custo do funcionário por divisão dentro da organização. O relatório fornece totais para cada departamento por ganhos, deduções, contribuições da empresa e benefícios. |
| Listagem de pagamentos líquidos | Um relatório que exibe o salário líquido do funcionário e o método de pagamento, já que os funcionários podem ser pagos por cheque, dinheiro ou transferência eletrônica. Os detalhes da conta dos funcionários pagos por transferência eletrônica são exibidos no relatório. Esse relatório é comparado com o relatório do banco para reconciliar o salário líquido total pago aos funcionários e para monitorar possíveis atividades fraudulentas. |
| Relatório de registro da folha de pagamento | O relatório exibe um breve resumo do contracheque de cada funcionário para fins de manutenção de registros e para auxiliar os funcionários em consultas sobre a folha de pagamento. |
| Relatório de saldos de férias | O relatório é usado para fins de manutenção de registros e para auxiliar nas consultas dos funcionários:
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| Relatório de componentes | O relatório ajuda a pagar com precisão a terceiros e a enviar valores deduzidos e contribuídos para assistência médica, pensão ou fundo de previdência, ordens de penhora etc. |
| EMP201 | Pagar os valores deduzidos e contribuídos para PAYE, UIF e SDL à SARS. |
| Arquivo de declaração UIF | O arquivo de declaração é enviado automaticamente por e-mail ao Departamento do Trabalho e contém todas as informações necessárias por funcionário que acompanham os valores deduzidos e contribuídos. |
Se tiver alguma dúvida sobre essa alteração, visite nossa página de suporte para obter mais formas de entrar em contato ou envie-nos um e-mail para [email protected].
A equipe da PaySpace