Chegou aquela época do ano novamente - o período de Reconciliação do Empregador PAYE provisório para o ano fiscal de 2022 foi aberto em 13 de setembro de 2021, com o prazo final para apresentação da reconciliação em 31 de outubro de 2021.
Embora a prática de envio seja considerada trabalhosa e demorada, ela pode ser muito fácil se todos os dados da empresa estiverem em ordem.
Impostos na nuvem
Capturar todos os dados de envio manualmente pode, sem dúvida, ser uma tarefa onerosa, mas é simples se você tiver uma solução de folha de pagamento nativa da nuvem, totalmente automatizada e que garanta que as declarações EMP501 sejam enviadas corretamente à SARS.
A declaração reconcilia o Pay-As-You-Earn (PAYE) anual, o Skills Development Levy (SDL), o Unemployment Insurance Fund (UIF) e o Employment Tax Incentive (ETI) - valores retidos e/ou contribuídos. Isso inclui uma conciliação dos valores declarados ao longo do ano fiscal no EMP201, valores pagos à SARS em relação às declarações do EMP201 e os valores totais declarados nos certificados fiscais dos funcionários, abrangendo a primeira metade do ano fiscal de 1º de março de 2021 a 31 de agosto de 2021.
É fundamental garantir que não haja discrepâncias entre o que foi declarado no EMP201 para o período de reconciliação e o que foi pago. Se houver alguma inconsistência, a SARS solicitará uma explicação ao enviar a declaração EMP501 e poderá ser necessária uma ação adicional por parte do empregador. Se for constatado um pagamento insuficiente à SARS, poderão ser cobradas multas e juros, e é por isso que é fundamental ter informações precisas e atualizadas sobre a folha de pagamento de cada funcionário.
Os backups são essenciais quando se trata do software SARS e@syFile™, que é usado para enviar declarações e certificados fiscais de funcionários. Todos os empregadores devem certificar-se de fazer backup de seus dados regularmente para evitar a perda ou corrupção de dados, em caso de mau funcionamento do hardware ou do software, ou se o processo de atualização da versão do e@syFile™ falhar. Além disso, os empregadores devem sempre verificar o status dos envios para garantir que o EMP501 tenha sido registrado com sucesso na SARS.
Nunca perca um prazo fiscal
Certifique-se de nunca perder o prazo, pois qualquer pessoa que apresentar um EMP501 atrasado será penalizada de acordo com as disposições do parágrafo 14(6) do Quarto Anexo da Lei do Imposto de Renda e poderá sofrer uma multa de até 10% da obrigação PAYE do ano.
Os dados da folha de pagamento são a base sobre a qual o empregador cumpre a legislação vigente em termos de leis trabalhistas e tributação, e permitem que a SARS avalie a conformidade. Lembre-se de que o ônus da prova recai sobre o empregador caso a SARS solicite documentos de apoio para avaliação, verificação ou auditoria. Os registros da folha de pagamento devem ser mantidos pelo empregador por um período de cinco anos a partir da data de apresentação da declaração.
Um sistema de folha de pagamento na nuvem pode ajudar as organizações a evitar esses pontos problemáticos; ter um provedor de software como serviço (SaaS) verdadeiramente na nuvem que cuide dos dados da folha de pagamento, sem o ônus dos backups da folha de pagamento, eliminando assim a possibilidade de perda ou corrupção de informações valiosas dos funcionários, é inestimável.
Além disso, um aplicativo multilocatário de instância única garante que todas as alterações na legislação sejam imediatamente atualizadas pelo provedor, proporcionando aos clientes a tranquilidade de estarem sempre em total conformidade. Além disso, o cliente não precisa carregar nenhuma atualização ou alteração, nem fazer backups, o que economiza tempo e dinheiro. Com prazos apertados se aproximando, isso reduz a pressão sobre o escritório e os administradores da folha de pagamento.
É importante observar que os certificados fiscais, como IRP5/IT3as, relacionados a esse envio provisório de Reconciliação do Empregador PAYE não são emitidos aos funcionários pelo empregador, e os dados do certificado fiscal são fornecidos à SARS apenas para fins de reconciliação.
Os certificados fiscais somente serão fornecidos aos funcionários pelo empregador após o envio da Reconciliação Anual do Empregador PAYE no final do ano fiscal.
Em última análise, a melhor maneira de gerenciar os envios é garantir que todas as informações da folha de pagamento estejam constantemente atualizadas e precisas, o que acontece automaticamente com a solução correta de folha de pagamento na nuvem.