Empresas de todos os portes e de todos os setores têm muito o que fazer quando se trata de documentação relacionada a impostos. Embora muitas vezes seja uma tarefa árdua, garantir o envio preciso e o cumprimento dos prazos da SARS é uma das responsabilidades mais importantes que elas enfrentam.
Por exemplo, a cada seis meses, as organizações da África do Sul precisam enviar sua Reconciliação Provisória. Isso inclui certificados fiscais IRP5 ou IT3(a), declarações EMP201 ou EMP501, bem como pagamentos reais feitos à SARS, para o período de seis meses - 1 de março de 2021 a 31 de agosto de 2021.
O período de envio bianual deste ano começou na segunda-feira, 13 de setembro de 2021, e será encerrado em 31 de outubro de 2021.
Não deveria ser uma tarefa complicada e dolorosa. Há 10 etapas fáceis que as empresas podem seguir para concluir seu processo de Reconciliação Provisória. Na verdade, o envio da Reconciliação Provisória pode beneficiar a organização, pois alivia a pressão sobre os proprietários de empresas com a Reconciliação do Empregador no final do ano fiscal, já que apenas seis meses precisam ser reconciliados para cada envio.
Primeira etapa: Dê um impulso ao processo finalizando a folha de pagamento ou as folhas de pagamento. Nenhuma empresa pode prosseguir com sua apresentação se as folhas de pagamento vinculadas ao período de apresentação em questão não tiverem sido finalizadas. Isso pode parecer óbvio, mas muitas vezes isso é deixado para o último minuto.
Etapa dois: equilibrar as finanças para PAYE, UIF, SDL e ETI, se aplicável. Para isso, as organizações devem comparar suas informações financeiras da folha de pagamento de março de 2021 a agosto de 2021 com os valores do EMP201 que enviaram à SARS. Quaisquer discrepâncias descobertas na comparação devem ser tratadas no mês do desequilíbrio e as correções feitas na folha de pagamento para retificar quaisquer erros.
Terceira etapa: Em seguida, lembre-se de que as discrepâncias podem ser causadas por alterações na folha de pagamento de seus funcionários após o pagamento ter sido feito à SARS no EMP201 mensal.
Quarta etapa: Identificar as diferenças. Se as organizações detectarem discrepâncias entre a folha de pagamento e o pagamento da EMP201 à SARS, recomendamos que elas analisem primeiro os dados financeiros, mês a mês, para identificar o mês do desequilíbrio. Uma vez identificado, as empresas precisam verificar o registro de cada funcionário para confirmar a diferença e, em seguida, fazer os ajustes necessários para corrigir a situação.
Quinto passo: As organizações precisam exportar seu arquivo CSV de teste para carregar no e@syFile™ Employer. Lembre-se de que é possível exportar mais de um arquivo de teste até que todos os avisos de validação tenham sido eliminados.
Sexta etapa: Exporte o arquivo CSV ativo para carregá-lo no e@syFile™ Employer. Novamente, o CSV ativo deve ser exportado depois que todos os erros de validação forem eliminados.
Sétima etapa: A próxima etapa é atualizar o software e@syFile™ para a versão mais recente. Lembre-se de que o aplicativo informará se há ou não uma nova versão disponível. Depois que a versão mais recente tiver sido instalada, a empresa poderá enviar o Bi-Annual Submission. Essa é uma etapa essencial porque as reconciliações e os certificados fiscais feitos em versões anteriores do software e@syFile™ provavelmente serão rejeitados pela SARS e a não atualização desse software também poderá resultar em erros de validação.
Oitava etapa: O departamento de folha de pagamento precisa verificar as informações do empregador. Para isso, faça login no e@syFile™ Employer, selecione sua empresa e verifique se todos os campos obrigatórios estão atualizados com as informações corretas da empresa.
Etapas nove e dez: Preencha a Reconciliação EMP501 e, em seguida, envie as informações eletrônicas para a SARS por meio do e@syFile™ Employer. Para fazer isso, recomendamos que as organizações consultem o e@syFile™ Employer Guide.
As reconciliações do empregador não precisam necessariamente ser um incômodo para a empresa. Pensar no futuro e fazer alguma preparação antecipada pode ajudar muito a tornar o processo de reconciliação suave, contínuo e menos estressante.
O PaySpace compilou uma lista de verificação para servir como diretriz para concluir seu envio semestral e o processo do e@syFile™ Employer. Encontre-a aqui e boa sorte!