A temporada de declaração anual já está aberta para as empresas, com o South African Revenue Service (SARS) dando às organizações até o final de maio para enviar as informações fiscais e de folha de pagamento de todos os seus funcionários.
De acordo com a SARS: "Os dados que devem ser enviados à SARS pelos empregadores devem abranger as Declarações Mensais do Empregador enviadas, os pagamentos feitos e os Certificados Fiscais (IRP5's/IT3(a)'s) gerados, cobrindo o ano fiscal completo de 1º de março a 28/29 de fevereiro." As informações enviadas por terceiros devem abranger o mesmo período fiscal.
Em termos mais simples
Em última análise, isso significa que os empregadores precisam preencher as declarações EMP501 e enviá-las à SARS juntamente com o arquivo do certificado fiscal dos funcionários até 31 de maio de 2021. A declaração reconcilia o Pay-As-You-Earn (PAYE) anual, o Skills Development Levy (SDL), o Unemployment Insurance Fund (UIF) e o Employment Tax Incentive (ETI) retidos e/ou contribuídos. Isso inclui uma reconciliação dos valores declarados ao longo do ano fiscal no EMP201, os valores pagos à SARS em relação às declarações do EMP201 e os valores totais declarados nos certificados fiscais dos funcionários.
Vale a pena enfatizar que esses três elementos precisam ser conciliados. É importante garantir que não haja diferenças entre o que foi declarado nos EMP201s para o ano fiscal e o que foi pago. Se houver diferenças, a SARS exigirá uma explicação para a diferença ao enviar a declaração EMP501. As diferenças podem resultar em ações adicionais exigidas do empregador. Se houver um pagamento a menor para a SARS, isso também poderá resultar na cobrança de multas e juros. É por isso que é fundamental ter informações precisas e atualizadas sobre a folha de pagamento de cada funcionário.
Por que é importante enviar dados precisos da folha de pagamento
Os dados da folha de pagamento enviados à SARS são usados para preencher previamente os dados da declaração de imposto de renda pessoal do indivíduo. Portanto, é essencial informar as informações corretas. Qualquer discrepância pode resultar na necessidade de alterar o certificado fiscal do indivíduo e realizar um novo envio dos dados do EMP501 e do certificado fiscal.
Os dados da folha de pagamento são a base sobre a qual o empregador cumpre a legislação vigente em termos de leis trabalhistas e tributação e também são os meios pelos quais a SARS avaliará a conformidade. Observe que o ônus da prova recai sobre o empregador caso a SARS solicite documentos de apoio para avaliação, verificação ou auditoria. Os registros da folha de pagamento devem ser mantidos pelo empregador por um período de cinco anos a partir da data de apresentação da declaração.
Quais informações os registros devem conter
Além disso, de acordo com o Quarto Anexo da Lei do Imposto de Renda, esses registros devem incluir a remuneração do emprego paga ou devida aos funcionários, o valor do imposto dos funcionários deduzido ou retido dessa remuneração, bem como os números de referência do imposto de renda dos funcionários.
A quem recorrer para obter orientação adicional
Com todos esses obstáculos a serem superados, é fácil ver por que é fundamental ter um especialista em folha de pagamento para ajudar a facilitar o processo. Além disso, ter um provedor de software como serviço (SaaS) na nuvem que cuide dos dados da folha de pagamento sem o ônus dos backups da folha de pagamento elimina a possibilidade de perder informações valiosas sobre os funcionários.
Levando em conta o grande volume de legislação que rege a conformidade na área de folha de pagamento, ter um especialista que possa analisar, interpretar e aplicar essa legislação ajudará a reduzir alguns dos riscos associados à interpretação e aplicação incorretas da legislação, além de reduzir o risco de penalidades por não conformidade.
O que evitar durante a temporada de arquivamento
Nunca subestime o valor dos backups. Isso é particularmente importante quando se trata do software SARS e@syFile™, que é usado para enviar declarações e certificados fiscais de funcionários. Faça backups regularmente para garantir que os dados não sejam perdidos caso ocorra uma falha no sistema.
Além disso, os empregadores devem sempre verificar o status dos envios para garantir que o EMP501 tenha sido registrado com sucesso na SARS.
Os empregadores são incentivados a sempre cumprir o prazo, pois aqueles que apresentarem o EMP501 com atraso serão penalizados de acordo com as disposições do parágrafo 14(6) do Quarto Anexo da Lei do Imposto de Renda. Poderá ser cobrada uma multa de até 10% da obrigação PAYE do ano. Contar com um especialista que priorizará o processo de reconciliação do EMP501 em nome do empregador permitirá que a empresa se concentre em suas atividades principais e reduzirá o risco de multas por atraso na apresentação.
Siga esta lista de verificação ao enviar as declarações:
- Verificar as informações da empresa.
- Verificar as informações do funcionário.
- Determinar a responsabilidade pelo PAYE, SDL, UIF e ETI, incluindo quaisquer certificados manuais.
- Determine os pagamentos de EMP201 feitos à SARS no arquivamento eletrônico.
- Compare os números da Etapa 3 e da Etapa 4 para determinar se há alguma diferença.
- Determine os registros específicos dos funcionários em que ocorreram desvios.
- Processe as correções necessárias.
- Carregue o arquivo de certificado fiscal do funcionário de teste para verificação de validação.
- Depois que o arquivo de certificado fiscal do funcionário de teste tiver passado pela verificação de validação, conclua o envio.