O software de planejamento de recursos empresariais é uma tecnologia fundamental para muitas empresas. Mas os tempos estão mudando, e um software ERP desatualizado está fazendo mais mal do que bem.
Quando um grande banco sul-africano precisou fazer alterações em seu ERP, ele aproveitou a oportunidade para modernizar sua cultura de software. Os líderes do banco perceberam que poderiam cortar custos e obter mais valor de seus dados e processos se abandonassem o antigo software de ERP em favor de plataformas nativas da nuvem.
Essa mudança trouxe inúmeros benefícios, abrindo caminho para uma melhor automação, integração e expansão das funções do usuário. Ela afetou radicalmente as despesas, reduzindo o ônus de operar um sistema ERP elaborado e desatualizado.
Os custos ocultos de manter um ERP
A flexibilidade do software melhora a competitividade ao adicionar recursos modernos, estendendo os serviços a mais usuários e filiais em redes e reduzindo as licenças de usuário e os custos dos módulos.
"A flexibilidade é um dos nossos maiores argumentos de venda", diz Warren van Wyk, da plataforma de folha de pagamento PaySpace by Deel. "Por exemplo, nossos clientes frequentemente precisam de atualizações na legislação da folha de pagamento. Esse processo pode levar meses e ser caro em um ERP tradicional. Muitas vezes, as alterações só aparecem depois que a legislação entra em vigor, arriscando multas e aumentando a pressão sobre a equipe de folha de pagamento e de RH para ajustar as diferenças. Mas, usando nossa plataforma em nuvem, podemos enviar as atualizações de forma proativa e sem custo adicional para o cliente."
Muitos ERPs não têm essa flexibilidade em seu software ou modelo de negócios. Os ERPs vêm de uma era diferente. Os primeiros proto-ERPs surgiram na década de 1960, e o conceito atingiu a maturidade durante os anos oitenta e noventa. Porém, na virada do milênio, uma nova geração de software começou a surgir: as plataformas nativas da nuvem. Pioneiras em empresas como Salesforce, Google e Amazon, essas plataformas revolucionaram a forma como integramos sistemas, automatizamos processos e usamos dados.
Os ERPs são peças únicas de software que fazem muitas coisas adicionando módulos para novos recursos. A colaboração com software externo para lidar com determinadas tarefas críticas é contraintuitiva em relação à forma como os ERPs operam.
Essa desvantagem se tornou uma lacuna grave. Considere a integração, que permite que as empresas combinem diferentes serviços de software especializados, compartilhem dados de forma eficaz e mantenham uma liquidez financeira mais forte, reduzindo as taxas e restrições de licença. A integração reduz o risco de bloqueio de software. Se um serviço integrado não der certo, a empresa poderá substituí-lo sem precisar substituir todo o resto.
O software continua desenvolvendo novos recursos que as empresas querem usar. Exemplos recentes incluem análises avançadas e inteligência artificial. Não é de se surpreender que, de acordo com o Gartner, 81% dos compradores corporativos classificam as integrações perfeitas como muito importantes ao avaliar um software.
Embora os ERPs possam acrescentar esses recursos, geralmente isso ocorre a um custo muito maior e com complexidade adicional. Os ERPs desatualizados também consomem dinheiro por outros motivos. Eles têm licenças caras e inflexíveis que exigem grandes compras iniciais. Geralmente são executados em hardware local que a empresa precisa comprar, possuir e manter. O modelo de negócios do ERP é mais caro: os ERPs lucram com as compras individuais da empresa, enquanto as plataformas nativas da nuvem usam modelos de escalonamento de vários locatários para reduzir significativamente os custos por usuário.
As plataformas de nuvem mudaram os postes da baliza
Muitas empresas ainda se apegam a ERPs ultrapassados, extremamente caros e complexos. Em comparação com o software nativo da nuvem, fica evidente onde estão esses custos ocultos: eles têm altos custos de manutenção, reduzem a competitividade e oferecem menos oportunidades de usar dados, automação, integração e inteligência artificial para economizar tempo e dinheiro.
As plataformas de nuvem de nível empresarial geralmente são alternativas superiores aos conjuntos de software monolíticos de propriedade do cliente. As empresas que mantiveram seus ERPs estão percebendo que obtêm melhores resultados ao integrar diferentes soluções de software que alugam.
O banco mencionado no início deste artigo adotou essa abordagem. Em vez de substituir seu ERP atual por um ERP diferente, ele integrou um serviço de RH e uma plataforma de folha de pagamento com seus dados internos, diz Warren van Wyk:
"Esse cliente percebeu que não precisa ser proprietário do software, desde que seja proprietário e controle seus dados. Eles poderiam eliminar gradualmente partes do ERP com plataformas de nuvem mais novas e se concentrar em obter mais dos dados. Logo, começaram a ver benefícios adicionais. Eles estenderam o acesso aos dados para mais aplicativos e integraram recursos de RH e folha de pagamento ao sistema financeiro e ao aplicativo para funcionários. Começou como uma mudança em seu ERP, mas evoluiu para uma transformação orgânica em seus negócios."