No mercado competitivo de hoje, as empresas estão constantemente se esforçando para fazer as coisas de forma mais eficiente, pois isso geralmente se traduz em mais lucro. Por isso, é um tanto surpreendente que muitas empresas ainda estejam abordando os processos de folha de pagamento e RH da mesma forma que faziam há 10 anos.
O mundo empresarial moderno está cada vez mais focado em fazer mais em menos tempo e, por isso, deve considerar um sistema de folha de pagamento de autoatendimento. Aqui estão cinco boas razões para isso.
- Tempo economizado
Como gerente de folha de pagamento, seus processos e administração de RH podem ser extremamente repetitivos e demorados. Especialmente se forem feitos manualmente e todas as consultas forem canalizadas por meio do departamento de folha de pagamento ou de RH. É uma tarefa trabalhosa que representa um desperdício de recursos valiosos.
Um sistema de folha de pagamento de autoatendimento dará aos funcionários da sua empresa acesso aos seus dados pessoais, de trabalho e de benefícios on-line como e quando eles precisarem. Eles podem acessá-los 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer navegador. Se um funcionário, por exemplo, precisar de um contracheque para apresentar ao banco para solicitar um empréstimo imobiliário, ele não precisará entrar em contato com você para encontrar as informações que está procurando. Ele poderá encontrá-las e imprimi-las por conta própria, sem demora.
Isso libera bastante o seu dia e permite que você se concentre em tarefas mais importantes para os negócios, como a produção de relatórios em tempo real, precisos e oportunos de todos os dados exigidos pela empresa diariamente, em vez de apenas no final do mês. Os riscos relacionados a entradas incorretas, tributação e conformidade são mais fáceis de identificar quando você tem mais tempo para se concentrar em cada tarefa. Além disso, seus colegas de outros departamentos também economizarão tempo, pois não precisarão mais enviar e-mails solicitando informações e esperar por uma resposta.
- Acesso mais rápido às informações
As empresas que têm funcionários em vários locais do mundo são candidatas ideais para uma solução de folha de pagamento de autoatendimento nativa da nuvem. Independentemente de suas diversas regiões geográficas e fusos horários, os funcionários e gerentes podem acessar instantaneamente as informações de que precisam sem ter que esperar que outro ser humano (você) responda à solicitação.
Os holerites estão sempre disponíveis em um sistema de folha de pagamento de autoatendimento, sem a necessidade de executar uma "operação de restauração". Os funcionários podem fazer comparações na tela entre vários holerites para identificar alterações e tendências na renda mensal, bem como solicitar que os contracheques sejam enviados para seus telefones celulares por mensagem de texto.
Um portal de autoatendimento também pode permitir que os líderes de equipe, no mesmo país ou em países diferentes dos da equipe subordinada, visualizem ou executem determinadas tarefas atribuídas aos funcionários subordinados a eles. Eles também podem acessar diretamente os saldos de férias, contracheques, relatórios de desempenho, reclamações e muito mais de seus funcionários, o que significa que você pode trabalhar em projetos mais estratégicos sem interrupções.
- Manter os funcionários engajados
Um sistema de folha de pagamento de autoatendimento faz com que os funcionários de sua empresa se envolvam diretamente no processo de RH e folha de pagamento. Isso faz com que eles se sintam mais no controle, pois têm acesso rápido às informações. Por exemplo, se um funcionário estiver confuso em relação ao seu salário líquido em um mês, ele poderá acessar imediatamente o contracheque mais recente e o anterior para analisar o detalhamento das deduções. Não há desinformação ou atraso no acesso às informações, o que ajuda a evitar mal-entendidos e decepções.
Os funcionários que podem marcar suas próprias férias on-line provavelmente também se sentirão mais no controle de seu tempo e de seus planos. A capacidade de tomar decisões mais rápidas e obter feedback mais rápido os deixará muito mais satisfeitos no longo prazo. Além de gerenciar suas férias, os funcionários podem usar um sistema de folha de pagamento de autoatendimento para acessar seus certificados fiscais, concluir avaliações de desempenho, registrar pedidos de reembolso de despesas ou acionar qualquer solicitação de alteração para várias áreas de folha de pagamento ou RH que são enviadas por meio de uma cadeia de aprovação de fluxo de trabalho. Nesse caso, os contracheques são atualizados automaticamente sem a necessidade de compilar arquivos em lote complexos fora do sistema para carregá-los na folha de pagamento. O alívio para você e sua equipe de folha de pagamento é enorme!
Os funcionários e seus gerentes de linha também podem gerenciar as avaliações de desempenho por meio do sistema de autoatendimento on-line. Os funcionários receberão uma notificação para ajustar ou concluir sua avaliação on-line e enviá-la automaticamente ao seu gerente para revisão após a conclusão. As configurações também podem ser acionadas para solicitar uma avaliação deterceiros.
Os cursos de treinamento podem ser atualizados e coordenados automaticamente. Os funcionários podem revisar a programação do curso em seu próprio tempo, inscrever-se no curso relevante de sua escolha e o coordenador do curso será alertado diretamente. Além disso, o perfil de trabalho do funcionário será imediatamente atualizado para refletir suas realizações de treinamento.
- Evitar erros humanos
Os seres humanos cometem erros. É apenas uma dessas coisas, e é ainda mais fácil perder etapas importantes se você estiver sob pressão e ocupado.
Você pode aprovar uma solicitação de férias com pressa, sem perceber que a data específica solicitada já está fora dos limites. Isso pode significar que você terá que voltar ao funcionário e retirar a aprovação da licença. O resultado é uma pessoa muito desapontada, o que é definitivamente algo que você prefere evitar.
Com um sistema de folha de pagamento nativo da nuvem de autoatendimento, muitas instâncias de erro humano podem ser evitadas, pois o sistema cuidará de todas as tarefas administrativas onerosas para você.
- Reduzir a burocracia
Já se foram os dias em que era preciso registrar manualmente as férias, o treinamento, os pedidos de reembolso de despesas e as folhas de pagamento. Um sistema de folha de pagamento de autoatendimento nativo da nuvem pode fazer tudo isso para você. As planilhas de horas podem ser atualizadas e enviadas eletronicamente e as férias e os treinamentos programados de toda a empresa podem ser visualizados em um calendário on-line para um planejamento mais eficiente - o software de folha de pagamento acessará as informações dos funcionários para preencher os campos de dados necessários. Em outras palavras, assim que um dia de férias for tirado ou um curso de treinamento for aprovado, isso será refletido no perfil do funcionário, sem que você tenha que encontrar o documento relevante no arquivo de alavanca correto para atualizar manualmente.
Todos os documentos relacionados aos funcionários, como qualificações educacionais, certificados de cursos, documentos de identificação, contrato de trabalho, curriculum vitae e atestados médicos, podem ser armazenados eletronicamente em um repositório central nativo da nuvem por meio da plataforma de RH e folha de pagamento de autoatendimento.
O mundo dos negócios está migrando para a nuvem - e por um bom motivo. Informações importantes podem ser armazenadas, atualizadas e acessadas com segurança de qualquer lugar e a qualquer momento. Para as funções de RH e folha de pagamento, os benefícios de um sistema de autoatendimento baseado na nuvem são bons demais para serem ignorados. Com as tarefas demoradas de gerenciamento administrativo de funcionários resolvidas, você e sua equipe podem se concentrar em fornecer um serviço comercial mais estratégico.
Se quiser saber mais sobre como sua empresa pode se beneficiar com a folha de pagamento de autoatendimento, entre em contato conoscopara obter orientação especializada.