Por que as empresas experimentam novas possibilidades quando conectam os sistemas de folha de pagamento e RH?
Embora a maioria das empresas concentre sua energia na otimização dos processos e da produtividade, muitas vezes elas negligenciam um binômio crucial. Tanto o RH quanto a folha de pagamento se concentram nos funcionários, mas, tradicionalmente, essas funções são mantidas separadas. Alguns dos motivos são sistêmicos, incorporados à tradição empresarial. Mas a outra barreira também tem sido a tecnologia, porém isso está mudando graças aos serviços nativos da nuvem.
O valor estratégico da folha de pagamento
O pagamento dos funcionários é uma das funções empresariais mais antigas, enquanto as práticas modernas de recursos humanos só começaram no início do século XX. Foi durante esse período que os líderes empresariais começaram a se dar conta de que não deveriam e não poderiam se dar ao luxo de considerar seu pessoal como algo garantido. Substituir pessoas tornou-se mais caro do que considerar aquelas que já estavam comprometidas com a cultura e as metas da empresa. Como disse certa vez Sir Richard Branson, o grande líder empresarial: "Treine as pessoas bem o suficiente para que elas possam ir embora e trate-as bem o suficiente para que elas não queiram ir".
Essa atitude tornou o RH mais importante estrategicamente ao longo das décadas. Mais recentemente, as empresas estão se dando conta de que a folha de pagamento também tem um valor considerável para as relações modernas com os funcionários.
Como diz Bruce van Wyk, CEO da PaySpace by Deel: "Acredito que a folha de pagamento é mais do que apenas um centro de custos - é o centro nervoso de qualquer empresa, conectando os funcionários aos negócios. A folha de pagamento engloba remuneração, cálculos de benefícios, alocação de férias, orçamento de salários e empréstimos a funcionários. Indiretamente, ela também afeta o gerenciamento de talentos, o bem-estar dos funcionários e a eficiência organizacional. Essa função crucial está diretamente ligada aos objetivos estratégicos de RH de cultivar talentos, promover o engajamento e criar uma cultura empresarial saudável."
Os especialistas em negócios concordam com essa visão. De acordo com as pesquisas da EY sobre Folha de Pagamento Global, dois terços das organizações têm uma estratégia formalizada de folha de pagamento. De acordo com a Forbes, as estratégias eficazes de retenção de funcionários incluem salários competitivos, gerenciamento focado na retenção, licenças e auxílio-doença vinculados ao bem-estar e pesquisa salarial competitiva.
Muitas dessas são preocupações do RH e, ainda assim, a folha de pagamento fornece grande parte do insight estratégico relevante. Uma integração mais estreita entre os dois também reduz as complexidades comerciais dispendiosas.
Algumas tarefas associadas à folha de pagamento são simples, mas impactantes, como a geração de contracheques para os funcionários usarem em várias situações, como a abertura de uma conta bancária. Mas outras, como gerenciar a conformidade em várias regiões ou adaptar-se às mudanças nas leis trabalhistas, podem ser complexas. Quando as equipes de folha de pagamento e RH operam de forma independente, muitas vezes enfrentam atritos - especialmente em organizações globais que gerenciam ciclos de folha de pagamento, tipos de funcionários e cenários regulatórios variados.
Os benefícios da integração de RH e folha de pagamento com a tecnologia nativa da nuvem
Um departamento de RH ganha muito quando pode acessar dados confiáveis da folha de pagamento, de preferência em tempo real. Esses dados contêm informações como salários, bônus, férias, empréstimos, acordos de trabalho flexíveis e dependentes. Eles revelam o layout de departamentos e equipes em diferentes regiões.
Normalmente, os departamentos de RH teriam que aguardar o processamento da folha de pagamento no final do mês para acessar essas informações. Mas agora as modernas plataformas digitais de folha de pagamento em nuvem oferecem a eles acesso em tempo real aos dados, relatórios e painéis da folha de pagamento.
A solução está na tecnologia de folha de pagamento nativa da nuvem e em tempo real. Quando os sistemas de folha de pagamento evoluem do processamento de rotina para insights orientados por dados em tempo real, o potencial de transformação do RH fica claro. Com ferramentas como o PaySpace, as equipes de RH e de folha de pagamento não precisam mais operar em cronogramas diferentes ou se esforçar no final do mês para processar os dados da folha de pagamento.
Tradicionalmente, os sistemas de folha de pagamento permaneciam isolados porque eram difíceis de integrar com outras áreas de negócios. Os processos de folha de pagamento são exigentes, demandam muito tempo e, normalmente, concentram-se em pequenas janelas durante o mês de trabalho. Esses atributos passaram a definir o software de folha de pagamento como rígido e monolítico.
A boa notícia é que as plataformas nativas da nuvem liberaram o software. Uma plataforma em nuvem é naturalmente ágil, escalável e se integra nativamente a outros sistemas por meio de conectores de software chamados APIs. As plataformas de folha de pagamento enriquecem perfeitamente os processos de RH, como sistemas de controle de tempo e de gerenciamento de capital humano, usando APIs e outras tecnologias modernas de conectividade.
Essas tecnologias garantem que seus dados de folha de pagamento e RH estejam sempre atualizados. Por exemplo, se as horas de trabalho de um funcionário forem atualizadas na ferramenta de controle de horas, esses dados serão sincronizados instantaneamente com a folha de pagamento, garantindo cálculos salariais precisos.
Aumento do valor estratégico do RH
As plataformas nativas da nuvem são diferentes do software tradicional, sendo que o último costuma ser isolado, caro e difícil de dimensionar. Alguns fornecedores tentaram "lavar a nuvem" de seu software tradicional adicionando uma cobertura de nuvem. No entanto, esses experimentos ficam aquém do esperado porque não conseguem fornecer os níveis de integração que levam a outras vantagens, como automação extensiva, acesso a dados em tempo real e relatórios flexíveis.
Os diretores financeiros podem produzir insights que informam seus planos e reduzem os custos. Os caçadores de fraudes estão usando essas integrações para detectar funcionários fantasmas. Os CEOs apreciam o fato de que as combinações de RH/folha de pagamento os ajudam consideravelmente no planejamento da expansão regional e global. Acima de tudo, a colaboração mais estreita entre os sistemas de RH e de folha de pagamento aprimora as estratégias de pessoal e de talentos.
Quando a folha de pagamento é arquitetada como uma solução nativa da nuvem em tempo real e se torna central para o processo de tomada de decisão do RH, as possibilidades se expandem. O RH pode ajustar a folha de pagamento às necessidades de conformidade específicas do país em tempo real, usando fluxos de trabalho automatizados para simplificar as operações e evitar os processos manuais que tradicionalmente atrasam a tomada de decisões.
Uma nova era para RH e folha de pagamento
A mudança para a tecnologia nativa da nuvem é mais do que uma atualização; é uma transformação. À medida que as organizações adotam essas plataformas, elas criam laços mais fortes entre RH e folha de pagamento, aumentando a satisfação dos funcionários e impulsionando o crescimento a longo prazo.
Ao integrar esses sistemas, as empresas garantem que não apenas treinam as pessoas bem o suficiente para que elas saiam, mas também as tratam bem o suficiente para que elas fiquem.
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