Gerenciar a folha de pagamento da sua empresa não precisa ser um pesadelo administrativo. Porém, quanto maior a empresa, mais oneroso é o trabalho. Os gerentes de folha de pagamento de organizações multinacionais precisam prestar muita atenção a uma variedade de fatores, como legislação local e requisitos regulatórios, além de estarem disponíveis para os funcionários em vários fusos horários.
Se você está gastando a maior parte do seu tempo com a administração e ficando para trás no trabalho essencial para os negócios, então é hora de mudar sua empresa para a nuvem.
Um sistema de folha de pagamento baseado em nuvem tem muitos benefícios que superam em muito qualquer sistema legado desatualizado que você ainda possa estar usando. Aqui estão cinco motivos pelos quais sua empresa deve migrar o quanto antes.
- Acesso dos funcionários às informações
Com o software de folha de pagamento baseado em nuvem, seus funcionários poderão acessar suas informações a qualquer momento e de qualquer dispositivo por meio do gerente e do autoatendimento do funcionário - tudo o que eles precisam é de uma conexão com a Internet. Isso é especialmente útil se sua empresa opera em diferentes fusos horários. Por exemplo, isso significa que seus funcionários expatriados em Lagos, na Nigéria, não precisarão mais esperar que a matriz em Washington, nos EUA, fique on-line (6 horas depois) para que suas consultas sobre salário e informações sobre férias possam ser respondidas. A melhor parte é que os modernos portais de autoatendimento para funcionários apresentam as informações até mesmo no idioma de preferência dos funcionários.
- Atualizações automáticas e sem necessidade de backups
Ao contrário de um sistema local que precisa ser atualizado manualmente pela sua equipe de TI, um software de folha de pagamento nativo da nuvem faz atualizações automáticas instantaneamente. O melhor software até mesmo atualizará automaticamente as informações legislativas mais recentes de cada um dos países em que você opera. Isso significa que seus processos de folha de pagamento são mantidos consistentemente atualizados e em conformidade. Isso é especialmente útil se você opera na África, onde a legislação frequentemente muda de forma inesperada e pode ser difícil obter informações precisas.
Um sistema legado antigo também precisa ser submetido a backup em intervalos regulares. Esse é um procedimento trabalhoso e as informações podem ser facilmente perdidas ou danificadas durante o processo. Quando você estiver na nuvem, não serão necessários backups.
- Transparência aprimorada
Um sistema de folha de pagamento baseado na nuvem permite que todos os funcionários autorizados acessem as informações relevantes da folha de pagamento com o clique de um botão. Seus gerentes podem acessar as informações de suas equipes, como solicitações de férias e cronogramas de treinamento, sem precisar solicitar ao RH. Essa visão geral permite que eles aprovem ou recusem os pedidos de férias rapidamente, o que facilita o planejamento de todos.
Ele também oferece à gerência acesso móvel aos status do fluxo de trabalho. Isso permite uma visão muito mais detalhada do que está acontecendo na organização e no que os funcionários estão trabalhando.
- Fácil integração com outros sistemas
Você pode vincular seu sistema de folha de pagamento baseado em nuvem a outros aplicativos e programas de software que sua empresa utiliza. Por exemplo, a PaySpace oferece integração com o software de contabilidade da Xero, o que significa que todos os processos relacionados são simplificados e você não precisará inserir números de contas manualmente de uma função para outra.
Você também pode integrar o seu sistema de folha de pagamento na nuvem com o seu software ERP, o que significa que os dados serão automaticamente enviados de e para esses aplicativos, economizando tempo e evitando a duplicação de trabalho. Por exemplo, os detalhes de um novo funcionário são carregados uma única vez e percorrem todos os sistemas relevantes automaticamente, eliminando qualquer possibilidade de erro.
- Relatórios mais fáceis
Com a análise na nuvem aplicada ao seu sistema de folha de pagamento baseado na nuvem, você pode analisar dados em tempo real com base em qualquer campo do sistema e obter resultados instantâneos. Essencialmente, isso significa que não há atraso na entrega das informações - assim que os dados são coletados, eles são enviados pelo sistema para onde quer que sejam necessários.
Os dados em tempo real facilitam muito a produção dos relatórios que você é obrigado a produzir por lei, pois garantem que todas as informações estejam atualizadas e corretas. Eles também ajudam a planejar suas estratégias de negócios com muito mais relevância.
Os benefícios de migrar sua empresa para a nuvem superam em muito o inconveniente temporário de migrar seus dados. Se desejar assistência na migração ou simplesmente quiser saber mais sobre nossa solução de software de folha de pagamento baseada em nuvem, entre em contato conosco. Estamos sempre dispostos a ajudar!