Quando as empresas se expandem para a África, geralmente têm excelentes intenções. É claro que elas querem avançar em seus interesses financeiros, mas também querem criar empregos para os habitantes locais, contribuir para suas comunidades e - talvez o mais importante - seguir a letra da lei com precisão e sem concessões.
Mas é mais fácil falar do que fazer. A conformidade com a folha de pagamento na África é uma área complexa, difícil e muitas vezes mal compreendida. Mas a não conformidade acarreta penalidades significativas e, embora o custo financeiro varie de país para país, o dano à reputação será o mesmo, quer você esteja na África do Sul, em Gana ou na Nigéria.
Aqui estão cinco coisas que sua empresa africana pode fazer para obter conformidade com a folha de pagamento.
- Faça sua pesquisa
Algumas pesquisas básicas podem evitar muitos problemas a longo prazo quando se está abrindo uma empresa em um novo país. A pesquisa on-line pode ser muito útil: na África do Sul, por exemplo, consultar o site do South Africa Revenue Service pode informá-lo sobre coisas como as taxas de imposto de renda.
Você também deve procurar informações concretas sobre a moeda local e as taxas de câmbio, as datas de início e término do ano fiscal e os idiomas falados (que tendem a variar de acordo com a região de cada país; na Nigéria, por exemplo, as pessoas falam inglês, iorubá, igbo e outros idiomas e dialetos). A legislação tributária relevante também pode ser acessada on-line.
- Entre em contato com o governo local
Em alguns países africanos, não existem os obstáculos burocráticos e políticos que impedem a alteração da legislação. Isso significa que as mudanças nas regras podem ocorrer repentinamente e sem aviso prévio.
Efetivamente, a única maneira de combater isso é fazer contatos com o governo local e tentar estabelecer relacionamentos dentro do departamento relevante. Conhecer alguém que possa transmitir informações sobre as próximas mudanças nas leis de conformidade da folha de pagamento é inestimável; conhecer alguém no escritório local de impostos também é útil, mesmo que seja apenas para esclarecer ambiguidades sobre a política e ajudá-lo a negociar quaisquer obstáculos iniciais durante o processo de configuração.
- Conecte-se com um consultor local de RH e folha de pagamento
A África é um continente bonito e multilíngue, mas isso traz algumas desvantagens. A legislação local sobre folha de pagamento nem sempre está disponível em inglês e, quando está, pode ter sido traduzida. Isso pode causar ambiguidade e incerteza sobre a letra de certas leis de conformidade da folha de pagamento.
A contratação de um consultor local de RH ou de folha de pagamento que conheça o idioma e saiba como interpretar a lei ajudará a resolver esse problema. É melhor prevenir do que remediar!
- Estabelecer um sistema de notificações
Depois de fazer os contatos acima, estabeleça um sistema de notificação para receber alertas imediatos quando houver alguma alteração pendente na legislação de conformidade da folha de pagamento. Ter alguém a quem recorrer quando tiver uma dúvida urgente é bom, mas ter essa pessoa respondendo às suas perguntas com antecedência é ainda melhor.
- Escolha um provedor de serviços de folha de pagamento com uma ampla rede africana.
Não há substituto para a experiência, e a maneira mais fácil de garantir a conformidade da folha de pagamento na África é trabalhar com um provedor local no continente. Eles saberão como trabalhar em linhas nacionais e internacionais e terão suas próprias redes de contatos com o governo, RH local e especialistas em folha de pagamento. Isso significa que você estará em conformidade quando se estabelecer - e estará em conformidade no futuro próximo.
A conformidade com a folha de pagamento pode ser complicada, mas não precisa ser assustadora. Informe-se, esteja atento e vigilante, e você estará pronto.
É claro que, se o gerenciamento desse processo parecer muito confuso ou demorado, você sempre pode recorrer a nós. Nossas redes locais e internacionais são extensas e podemos ajudá-lo a entrar em conformidade com a legislação de 38 países africanos.