Atualmente, um número cada vez maior de empresas está terceirizando com confiança funções de negócios, ou partes delas, para prestadores de serviços em quem confiam para realizar o trabalho de forma mais rápida, econômica e eficaz do que elas próprias. A folha de pagamento e o RH não são exceções a essa tendência, e 47% das empresas americanas e canadenses já fazem parcerias com esses prestadores de serviços, e as empresas sul-africanas não ficam muito atrás.
Ao mesmo tempo, as preocupações com a privacidade dos dados (contrastadas com a série de violações de dados recentes e hacks maciços na África do Sul e no exterior nos últimos anos) incentivaram os legisladores a introduzir diretrizes legais rígidas para garantir que os dados armazenados pelos provedores de folha de pagamento sejam mantidos em segurança e sob o controle daqueles a quem pertencem.
Aqui estão algumas perguntas que eu aconselharia qualquer cliente de tais provedores de serviços a se fazer.
O que os provedores de folha de pagamento fazem com os dados aos quais você está concedendo acesso?
Detalhes de contas, salários e outros dados confidenciais contidos nos contracheques são, compreensivelmente, uma das principais preocupações quando se trata de privacidade de dados. Todos os provedores de folha de pagamento sentem-se à vontade para garantir seu direito à privacidade, mas não é inédito que até mesmo os maiores e mais conhecidos deles vendam os dados dos funcionários de seus clientes a terceiros para seu próprio lucro. Isso significa que as empresas estão essencialmente traindo a confiança de seus funcionários e expondo-os a riscos e, ainda assim, o provedor de serviços é a única entidade que lucra.
Espere... Isso é legal? Está em conformidade com os regulamentos atuais?
Bem, é, se você concordar com isso. Meu conselho? Sempre leia as letras miúdas. As normas de proteção de dados, como a Lei de Proteção de Informações Pessoais(POPIA) da África do Sul e o Regulamento Geral de Proteção de Dados(GDPR) da UE, enfatizam muito o consentimento - em resumo, o direito de um indivíduo de decidir o que é feito com seus dados pessoais e por quem. Hoje em dia, é natural que os acordos contratuais contenham cada vez mais letras miúdas em um jargão jurídico cada vez mais complexo, e isso pode fazer com que os clientes concedam acesso e permissões que não pretendiam.
Sempre enfatizamos a importância de uma reputação sólida (procure coisas como a certificação ISO, que lhe dá uma dica do histórico de conformidade da empresa) e nunca assine na linha pontilhada até que tudo tenha sido explicado em detalhes. Talvez você também queira que um diretor de conformidade ou uma entidade legal examine os documentos com antecedência.
Como o consentimento é obtido de clientes involuntários?
Fique atento a formulações excessivamente complicadas e a longos contratos de nível de serviço, e certifique-se de lê-los detalhadamente. Não é raro ouvir falar de empresas que apresentam ao pessoal da folha de pagamento uma longa lista de caixas de seleção muito padronizadas no final do mês, com uma caixa vagamente redigida concedendo permissão para usar os dados do cliente de uma determinada maneira. Na PaySpace, nós nos esforçamos para manter nossos SLAs e contratos fáceis de ler e entender. Qualquer fornecedor de folha de pagamento - qualquer empresa, aliás - que não tenha nada a esconder se esforçará para fazer o mesmo.
Essas transações geralmente ocorrem sem o conhecimento ou a aprovação da diretoria por parte do cliente e representam uma grande violação de privacidade. Naturalmente, o relacionamento comercial entre o fornecedor da folha de pagamento e o cliente corre o risco de ser comprometido de forma irreparável.
Quão comum é essa prática?
É difícil dizer, porque é certo que muitas das vítimas dessa prática ainda não têm ideia do que está acontecendo. Na PaySpace, nunca usamos e nunca usaremos os dados de nossos clientes dessa forma. No entanto, como o valor monetário e a quantidade de dados aumentam a cada ano, você pode apostar que práticas como essa se tornarão mais comuns com o tempo.
O resultado final
É por isso que enfatizamos que a privacidade e a conformidade dos dados precisam ser uma prioridade máxima para todas as empresas, não apenas por motivos legislativos e de conformidade, mas porque acreditamos que relacionamentos comerciais duradouros e mutuamente benéficos são construídos com base na confiança e na transparência.
Outra lição dessa história é para os próprios clientes. Não aceite simplesmente os produtos de um fornecedor pelo valor de face. Faça sua pesquisa, questione suas intenções e sempre leia as letras miúdas. Escolher simplesmente os maiores ou mais conhecidos fornecedores de folha de pagamento com base em sua reputação pode deixá-lo no escuro - como nesse caso - em relação às suas práticas.
Por Warren van Wyk, diretor da PaySpace Payroll and HR