O último trimestre do ano é sempre movimentado, com as empresas correndo para fazer o máximo possível antes do início do período de paralisação de dezembro. Dezembro também é uma temporada de férias muito popular, o que significa que, além de tudo o mais, você precisa gerenciar uma enxurrada de solicitações de licença de funcionários.
O gerenciamento de férias não precisa ser uma dor de cabeça administrativa. Siga estas seis etapas simples e você poderá enfrentar a correria do final do ano com facilidade.
- Implementar políticas claras de licença
É comum que as empresas estabeleçam um limite para o número de funcionários que podem tirar férias simultaneamente. Isso pode se tornar complicado em períodos de feriados populares, quando quase todos estão solicitando férias nos mesmos dias. Você não quer que seus funcionários se sintam desanimados com uma solicitação de férias recusada, nem quer ter de explicar várias vezes por que ela foi recusada. Evite qualquer descontentamento certificando-se de que as políticas de férias de sua empresa sejam claras e que cada funcionário tenha lido as regras e as entenda.
Da mesma forma, se a sua empresa fechar por alguns dias durante o mês de dezembro e seus funcionários tiverem que tirar esses dias como férias, certifique-se de que eles estejam cientes disso para que possam planejar seu subsídio de férias de acordo.
Também é importante que os funcionários saibam quantos dias de férias podem ser transferidos para o ano seguinte. Isso os ajuda a alocar suas férias ao longo do ano para que nenhum dia seja perdido.
- Dê aos seus funcionários acesso às informações deles
Se você estiver cuidando do gerenciamento de licenças de uma empresa inteira, seria muito mais fácil se cada funcionário tivesse acesso direto às suas informações pessoais.
Em outubro, é muito provável que sua caixa de entrada seja inundada com solicitações de licença de fim de ano. Além de você ter que responder a cada e-mail, essas trocas de mensagens geralmente levam a mais perguntas! As pessoas perguntam quantos dias de férias lhes restam e se as datas de férias escolhidas são aceitáveis e, muitas vezes, mudam de ideia e pedem datas diferentes no último minuto.
Com um sistema de autoatendimento implantado, os funcionários podem ver de forma rápida e fácil quantos dias de férias lhes são devidos, quais dias podem tirar de acordo com a política de férias da empresa e até mesmo solicitar suas férias on-line. Sua administração será significativamente reduzida; na verdade, você quase não receberá e-mails relacionados a férias.
A funcionalidade de autoatendimento também se aplica aos gerentes. Eles podem acessar e aprovar as solicitações de férias de seus funcionários diretos por meio de seus processos de fluxo de trabalho, sem que você precise se envolver. Além disso, a programação de férias de sua empresa pode ser armazenada on-line. Isso proporciona uma visão holística de todas as licenças enviadas que foram aprovadas ou estão pendentes de aprovação.
- Integrar seus sistemas de férias e folha de pagamento
Os subsídios de férias podem ter um impacto nos salários dos funcionários. Se um funcionário acumular férias não gozadas em um determinado período de tempo ou se demitir com dias de férias não gozados ainda devidos, sua empresa poderá ter de pagar alguns ou todos esses dias. Ou um funcionário pode solicitar uma licença não remunerada ou pedir demissão com um número negativo de dias de férias que precisam ser pagos à empresa.
Esses cálculos salariais podem consumir uma quantidade substancial de seu tempo. Entretanto, se você tiver um sistema que integre férias e folha de pagamento, não precisará se preocupar com isso.
- Comece a planejar com antecedência
Não espere até a primeira semana de dezembro para começar a planejar o período de paralisação. Incentive seus funcionários a solicitarem férias com bastante antecedência. Isso permitirá que você planeje melhor os períodos em que terá menos funcionários no trabalho.
Também é aconselhável ter um período de aviso de férias definido para minimizar as solicitações de última hora.
- Oferecer um diferencial de pagamento de férias
Se você quiser reduzir o número de pessoas que tiram férias em dezembro, considere oferecer um diferencial de pagamento de férias para aqueles que optarem por trabalhar durante o período de férias. Esse incentivo atrairá os funcionários que estão procurando ganhar algum dinheiro extra durante a temporada de festas. Ele pode ser aplicado a todas as épocas de feriados prolongados e interessará aos funcionários sem filhos, por exemplo, que não estão vinculados às datas de férias escolares. Isso ajudará a garantir que sua empresa nunca fique com falta de pessoal durante os períodos de maior movimento.
- Permitir que mais funcionários trabalhem em casa
Se a sua empresa atingiu o limite de licenças para dezembro, mas as pessoas ainda estão pedindo folga, por que não considerar a possibilidade de permitir que alguns funcionários trabalhem em casa?
Desde que a natureza de sua empresa permita, a tecnologia tornou isso muito fácil. Com um dispositivo móvel e uma conexão com a Internet, os funcionários agora podem acessar os e-mails e arquivos da empresa de qualquer lugar. Permitir que a equipe trabalhe remotamente contribuirá significativamente para a satisfação do funcionário, especialmente para aqueles que têm longos deslocamentos ou que não conseguiram obter licença nas datas solicitadas.
O gerenciamento de férias nos últimos meses do ano não precisa ser um pesadelo administrativo. Com um bom planejamento antecipado, combinado com um software para automatizar processos e aumentar a autossuficiência dos funcionários, esse período pode ser muito mais fácil de gerenciar. Tanto que você também poderá tirar um tempo para aproveitar o sol.
Se quiser ajuda para tornar o período de dezembro livre de estresse, entre em contato conosco hoje mesmo para obter uma solução de gerenciamento de férias perfeita para a sua empresa.