Então, você fez uma pesquisa sobre os benefícios da terceirização da folha de pagamento e sua empresa é uma boa candidata. Não há dúvida de que a terceirização da folha de pagamento pode oferecer muitas vantagens, como maior conformidade, eficiência e automação. No entanto, existem muitas empresas de terceirização de folha de pagamento no mercado. À primeira vista, muitas delas oferecem uma solução semelhante, o que pode dificultar a escolha do melhor provedor que seja mais relevante para as necessidades de sua empresa.
Em última análise, você precisa procurar um provedor com uma reputação sólida. Um que gerencie sua folha de pagamento de acordo com as práticas recomendadas do setor e ofereça um serviço 100% compatível. A terceirização da folha de pagamento precisa ser feita com muita atenção. Na verdade, você está escolhendo um parceiro de negócios que terá acesso a informações confidenciais da empresa.
Para ajudá-lo a identificar o melhor provedor, aqui estão três aspectos aos quais você deve prestar muita atenção.
- Conformidade legislativa
Se as operações de sua empresa abrangem vários territórios, você deve certificar-se de que seu provedor de folha de pagamento está em conformidade com a legislação de cada país em que opera.
Algumas regiões são particularmente desafiadoras quando se trata de alcançar e manter a conformidade com a legislação. Em vários países da África, por exemplo, a legislação pode mudar da noite para o dia e, se a sua empresa não se adequar imediatamente, poderá ser multada. Também há casos de empresas que interpretam erroneamente uma cláusula regulatória crucial. Não importa quão inocente seja o descuido ou o erro, essa falta de conformidade terá consequências.
Para evitar problemas ou custos legais, é preciso garantir que suas operações estejam sempre em conformidade. Um provedor de folha de pagamento com uma solução robusta para vários países tem a experiência e o conhecimento para cuidar disso para você.
- Segurança de dados
A proteção de informações pessoais está aumentando em importância. O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), por exemplo, entrará em vigor em maio de 2018. Essa nova legislação transformará a forma como as funções da folha de pagamento gerenciam e processam informações confidenciais. O GDPR não se concentra apenas nos dados dos clientes - ele também se aplicará às informações dos funcionários que as empresas mantêm.
Agora, antes de descartar o GDPR como algo que afetará apenas as empresas sediadas na Europa, considere o seguinte: seu mandato é proteger as informações pessoais de todos os cidadãos da UE. Se a sua empresa emprega cidadãos da UE - mesmo que estejam em um escritório fora da UE - ou tem interesses comerciais na Europa, ela será afetada.
Para reduzir o desafio de estar em conformidade com o GDPR, faz sentido trabalhar com um provedor de folha de pagamento que já esteja em conformidade. Isso permite que você distribua a responsabilidade de manter as informações dos funcionários seguras. Os gerentes de folha de pagamento, bem como os provedores de software de folha de pagamento, podem garantir que os dados dos funcionários sejam criptografados e seguros. O ponto principal aqui é que você não só precisa levar a sério a segurança dos dados, mas também precisa de um provedor que seja igualmente sério.
- Conflito de interesses
Antes de firmar um contrato com um fornecedor de folha de pagamento, pense um pouco sobre os possíveis conflitos de interesse que podem surgir no futuro. Terceirizar sua folha de pagamento para um fornecedor que, em algum momento, terá que auditar sua empresa, por exemplo, é um choque direto com a Seção 90 da Lei das Empresas. Essa seção estabelece na página seis que: "a revisão independente das demonstrações financeiras da empresa não deve ser realizada pelo profissional de contabilidade independente que esteve envolvido na preparação das demonstrações financeiras".
A Companies Act explica que a classificação dos registros financeiros inclui a assistência a clientes com sistemas de folha de pagamento terceirizados. Em outras palavras, você pode ser forçado a mudar seu fornecedor de folha de pagamento caso a empresa de serviços financeiros em questão seja encarregada de auditar sua empresa.
Ao escolher seu provedor de folha de pagamento preferido, você precisa de um pouco mais do que uma boa química. Você precisa de um parceiro que entenda os desafios da sua empresa, esteja familiarizado com as regiões em que você opera, esteja atualizado e em conformidade com toda a legislação relevante, inclusive o GDPR, e tenha o know-how tecnológico para fornecer uma solução eficiente e perfeita. Você deseja que o processo de implementação, bem como o relacionamento contínuo, seja livre de estresse e agregue valor real.
Se você está pronto para terceirizar sua folha de pagamento, mas não sabe a quem recorrer, converse com a equipe da PaySpace hoje mesmo. Quando conhecermos suas necessidades, poderemos ajudá-lo a fazer a escolha certa.