Há muitos bons motivos para terceirizar sua folha de pagamento. Uma solução robusta e global pode ajudar as empresas a simplificar o processo de gerenciamento da folha de pagamento em vários locais. Em vez de ter que buscar e gerenciar vários prestadores de serviços em cada local, sua equipe de RH e de compras só precisa gerenciar um contrato. Isso reduz consideravelmente a carga administrativa.
A folha de pagamento terceirizada também pode ajudar sua empresa a manter a conformidade com a legislação o tempo todo. É muito fácil para as empresas, especialmente as que operam em territórios desconhecidos, interpretar erroneamente uma cláusula regulatória crucial ou deixar de acompanhar as mudanças legais. Seu provedor de folha de pagamento gerenciará todos os requisitos legislativos e garantirá que seus sistemas estejam de acordo com as leis locais de todos os países em que você opera.
O argumento a favor da terceirização da folha de pagamento é forte: ela pode reduzir os custos da empresa, manter as operações em conformidade e melhorar a eficiência. No entanto, o processo nem sempre é tranquilo. Há dois problemas de terceirização muito comuns que podem prejudicar uma empresa de forma inesperada. Vamos dar uma olhada mais de perto em quais são eles e como você pode evitá-los.
- Equipe de folha de pagamento insatisfeita
A maioria das pessoas não gosta de mudanças. Elas preferem o que já conhecem, mesmo que não esteja funcionando muito bem. Com isso em mente, é muito provável que alguns dos atuais membros da equipe de folha de pagamento e RH se sintam relutantes em fazer a transição para um novo sistema de folha de pagamento.
Embora recursos avançados, como "mobilidade" e "automação", sejam componentes cruciais de qualquer plataforma moderna de folha de pagamento, eles podem preocupar sua equipe. As preocupações típicas incluem perda de emprego, falta de treinamento ou simplesmente não ter mais controle sobre os dados da empresa.
Um processo de gerenciamento de mudanças é fundamental para evitar qualquer ansiedade da equipe. É preciso garantir que toda a equipe saiba quais benefícios o novo sistema trará e entenda como ele funciona. Um processo de gerenciamento de mudanças bem planejado, que inclua treinamento regular e um plano de comunicação em fases, ajudará a garantir que todos os membros da equipe estejam a par do novo sistema.
Também é importante ressaltar que a terceirização da folha de pagamento não resulta em perda de controle sobre a propriedade intelectual da empresa. A PI continua sendo sua. Se estiver usando um provedor de terceirização de folha de pagamento nativo na nuvem, você também terá visibilidade total de todo o processo - sua equipe poderá obter todas as informações necessárias a qualquer momento.
É importante observar, no entanto, que esse não será o caso se o seu fornecedor usar um software antigo. Os fornecedores de folha de pagamento que usam software legado só poderão enviar relatórios, em vez de você ter acesso total às suas informações a qualquer momento.
- Interrupções nos negócios
Há casos em que a mudança para um sistema terceirizado de folha de pagamento pode interromper as operações comerciais. Isso geralmente ocorre quando não há um plano abrangente de gerenciamento de mudanças em vigor. Ou quando é necessário adaptar alguns de seus processos existentes para se adequar ao novo sistema.
Para evitar paralisações dispendiosas ou interrupções operacionais, escolha um provedor de serviços de folha de pagamento que se adapte à sua maneira de trabalhar. Outra boa dica é alocar uma equipe dedicada à migração do seu sistema de folha de pagamento. O fornecimento dos recursos necessários ajudará a garantir que tudo ocorra sem problemas.
Para garantir ainda mais um processo de folha de pagamento terceirizado sem problemas, use uma empresa que tenha desenvolvido ou seja proprietária do software que usa. Se o provedor de terceirização for proprietário do software, todas as alterações (como atualizações legislativas) poderão ser feitas sem problemas, evitando qualquer interrupção nos negócios. Como benefício adicional, o uso de software próprio também será mais econômico para a sua empresa, pois o fornecedor da folha de pagamento não precisará firmar um contrato com terceiros para licenciar o software.
Para evitar qualquer problema de terceirização, certifique-se de incorporar tecnologia e serviços modernos em seus processos de folha de pagamento agora mesmo. Entre em contato conosco hoje mesmo para obter mais informações.